El sistema que avisa antes de que una talla se agote

Una camiseta puede estar disponible en la web y agotada en la estantería. También puede haber veinte unidades del mismo modelo y ninguna de la talla que busca el cliente. Cuando alguien descubre el error en caja, el inventario ya llega tarde.

Diseñamos un sistema para cerrar ese hueco sin obligar a la tienda a cambiar de software. El punto de partida es el archivo de inventario que ya guarda en Google Drive; el punto de llegada, un aviso al equipo cuando una variante cruza las diez unidades disponibles.

Aquí tienes el recorrido completo. No depende de una marca concreta de TPV: funciona si el archivo conserva una fila por variante y una cifra de stock que el sistema pueda leer.

1. La tienda no cuenta camisetas: cuenta variantes

El error empieza al guardar “Camiseta Essential: 24 unidades”. Esa cifra mezcla colores y tallas que no se pueden vender como si fueran la misma prenda. Para el inventario, una camiseta negra M y una camiseta negra L son dos productos distintos.

Cada variante necesita un identificador estable, normalmente un SKU o un código de barras. El personal puede introducir las cantidades a mano, usar un lector USB o escanear cada etiqueta con la cámara del móvil. El método cambia; la identidad de la prenda, no.

2. Drive guarda el archivo; las columnas lo convierten en inventario

Google Drive puede conservar un Excel .xlsx o una hoja nativa de Google Sheets. Los dos sirven, pero Sheets permite leer cambios sin descargar y abrir el archivo en cada revisión. Si la tienda ya trabaja con Excel, no hace falta romper su rutina el primer día.

La hoja mínima necesita una fila por SKU y estas columnas:

Campo	Para qué sirve
SKU	Identifica la variante sin depender del nombre
Prenda, color y talla	Permiten que una persona reconozca qué debe reponer
Ubicación	Separa tienda, almacén o sucursal
Stock físico	Lo que se ha contado
Reservado	Pedidos que todavía ocupan unidades
Disponible	Lo que realmente puede venderse
Actualizado	Permite detectar un recuento antiguo

Google Drive · inventario.xlsx

La hoja que puede leer una automatización

SKU	Prenda	Talla	Físico	Reservado	Disponible
CAM-NEG-M	Camiseta negra	M	9	2	7
PAN-BEI-42	Pantalón beige	42	3	0	3
SUD-GRI-L	Sudadera gris	L	18	0	18

La cifra que gobierna el aviso es disponible, no stock físico. Si hay nueve camisetas en la tienda y dos están reservadas para recogida, quedan siete para vender.

disponible = stock físico - reservado

3. Diez unidades no significan diez avisos

La primera versión de esta regla parece obvia: “si el stock es menor o igual que diez, manda un mensaje”. Funciona una vez. En la siguiente revisión vuelve a encontrar la misma camiseta y manda otro; una hora después, otro más. Al tercer día el canal está silenciado.

El sistema debe detectar un cambio de estado. Avisa cuando una variante estaba por encima de diez y ahora queda en diez o menos. Después guarda que esa alerta ya salió.

Regla anti-ruido

Avisar al cruzar 10, no por seguir debajo

14unidades

→Sin acción

12unidades

→Sin acción

11unidades

→Sin acción

10unidades

→Enviar aviso

9unidades

Ya avisado

antes > 10 y ahora ≤ 10

La condición completa cabe en dos líneas:

si antes > 10 y ahora <= 10: avisar
si ahora > 10: reactivar la alerta

La segunda línea importa tanto como la primera. Cuando llegan nuevas unidades, la variante vuelve al estado normal; si días después cruza otra vez el mínimo, el equipo recibe un aviso nuevo.

4. Un mensaje debe decir qué hacer

La automatización revisa todas las filas antes de escribir. Si tres variantes cruzaron el mínimo, las agrupa en un único mensaje con nombre, talla, SKU, unidades disponibles y ubicación. Así el equipo recibe una tarea, no tres interrupciones.

Filas detectadas

Camiseta negra · M

CAM-NEG-M

7

Pantalón beige · 42

PAN-BEI-42

3

Agrupa

→

# stock-tienda

Automatización · ahora

2 variantes han cruzado el mínimo

• Camiseta negra · M: 7
• Pantalón beige · 42: 3

@compras @almacén Revisad reposición.

El canal puede ser Slack, Microsoft Teams, Telegram o el sistema interno de la tienda. La pieza importante no es el logotipo de la aplicación, sino el contenido del aviso y quién debe recibirlo.

5. El inventario se convierte en la memoria del Cerebro Digital

El número diez detecta el problema, pero no decide qué merece atención primero. Ahí aparece el Cerebro Digital: una capa de IA que puede leer el inventario de Drive, consultar ventas recientes, comparar ubicaciones y conocer el plazo habitual de cada proveedor.

La hoja sigue siendo la fuente de verdad. El agente tiene acceso de lectura y trabaja sobre una copia de los datos que necesita para razonar; no cambia el stock por su cuenta. Así puede pasar de “quedan pocas unidades” a una propuesta concreta, con contexto y con un motivo que el equipo pueda revisar.

inventario + ventas + ubicaciones + plazo de reposición
                         ↓
              decisión propuesta por el agente
                         ↓
                 aprobación y trazabilidad

Estas son las decisiones que puede preparar:

El Cerebro Digital puede proponer	El equipo debe aprobar
Priorizar una reposición	Confirmar cantidades y presupuesto
Mover unidades de una tienda con exceso	Autorizar el traslado físico
Señalar una anomalía entre ventas y recuento	Pedir una nueva revisión del perchero
Preparar el borrador del aviso a compras	Enviar el pedido al proveedor

Ejemplo de salida del agente:

Prioridad alta — revisar hoy: Camiseta Essential negra M. Quedan 7 unidades, ha vendido 12 en los últimos 7 días y el proveedor tarda 10 días. Propuesta: preparar reposición y comprobar si existe stock disponible en otra ubicación. Estado: pendiente de aprobación.

La diferencia está en el control de permisos. La IA puede leer, ordenar, explicar y preparar; una persona confirma las acciones que cuestan dinero, mueven mercancía o alteran el inventario. Si las ventas están incompletas, el plazo no existe o las cifras se contradicen, el agente no rellena el hueco con una suposición: lo devuelve como revisión pendiente.

6. Los MCP conectan el cerebro con el trabajo real

El Cerebro Digital no vive aislado dentro de un chat. Para que pueda consultar información y devolver decisiones al equipo, lo conectamos mediante MCPs: pequeños puentes que exponen acciones concretas de cada herramienta, con permisos delimitados.

Arquitectura MCP · stock de ropa

Cada conector tiene una función y un límite

MCP conectado	Qué puede hacer el Cerebro Digital	Límite de seguridad
Google Drive / Sheets	Leer el Excel de inventario, ventas, reservas y ubicaciones	Solo lectura para el agente; el recuento original no se sobrescribe
Notion	Consultar procedimientos, responsables y registrar decisiones aprobadas	Escribe únicamente en una base de auditoría preparada
WhatsApp Business Cloud API de Meta	Preparar y enviar avisos a los números del equipo	Solo usa contactos autorizados y plantillas aprobadas

El MCP de WhatsApp no convierte a la IA en un operador con carta blanca. Es un conector hacia la API de WhatsApp Business Cloud de Meta: el agente redacta el aviso con la variante, la cantidad y la acción propuesta; el flujo comprueba destinatarios, plantilla y aprobación antes de enviarlo. Para una anomalía o una compra, puede mandar una solicitud de revisión al responsable, no ejecutar la decisión en silencio.

Ruta MCP

El dato llega a la conversación con rastro

entrada → criterio → salida

Ejemplo de mensaje preparado por el agente:

Revisión de stock — prioridad alta Camiseta Essential · negra · talla M · SKU CAM-NEG-M Quedan 7 unidades y el ritmo actual puede agotar la talla antes de la próxima reposición. Propuesta: revisar compra o traslado desde otra ubicación. Responsable: compras · Responder “APROBAR” para registrar la decisión.

Notion guarda la explicación, quién aprobó y cuándo se envió el aviso. Así, si alguien pregunta “¿por qué se avisó a este equipo?” o “¿quién autorizó el traslado?”, el Cerebro Digital puede reconstruir el recorrido sin depender de la memoria de una persona.

7. El recorrido entero

No hace falta IA para decidir si 7 <= 10. Esa parte debe ser predecible: una automatización lee, compara, registra y avisa siempre con la misma regla. La IA entra después, cuando hay que decidir qué hacer con ese siete.

Hay cuatro comprobaciones antes de confiar en el sistema:

• Una venta y una reserva reducen la cantidad correcta.
• Un recuento antiguo no pisa movimientos más recientes.
• Una variante bajo mínimos solo genera un aviso.
• Una reposición reactiva la alerta futura.
• Si el archivo cambia de columnas, la revisión se detiene y explica qué falta.

Eso resuelve el problema estrecho: detectar una variante con pocas unidades y avisar sin ruido. El Cerebro Digital añade la capa que faltaba: convertir ese aviso en una decisión explicada, sin quitarle al equipo la última palabra. Construirlo para una tienda concreta exige bajar otro nivel, porque cada negocio llama distinto a sus columnas, separa sus ubicaciones a su manera y decide quién puede corregir un recuento o aprobar una compra.